2022
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Nota prévia: Para uma melhor gestão de todo o processo, os notários que tenham a intenção de tomar posse e de, consequentemente, instalar cartório devem comunicar essa intenção à Ordem dos Notários (ON), com a maior brevidade, após a publicação da atribuição das licenças em DR. Nos casos aplicáveis, o procedimento com vista à designação de um notário substituto será iniciado, logo que a posse tenha sido requerida. Apenas poderá tomar posse da nova licença depois de ser designado um notário substituto que assegurará o acesso pelo público ao arquivo agora deixado.
Para a instalação do cartório notarial, os notários dispõem do prazo de 90 dias úteis (artigo 37º, nº 1, do Estatuto de Notariado*). Este prazo inicia-se com a publicação, em Diário da República, da lista de atribuição de licenças para instalação de cartório.
*Aprovado pelo Decreto-Lei nº 26/2004, de 24 de fevereiro.
1º Passo:
Escolha do espaço, realização das obras necessárias – dentro da área do município da licença atribuída (na sua sede ou numa qualquer freguesia).
Há que ter em conta os seguintes diplomas e assegurar que detêm a caderneta predial e a cópia da licença de utilização do imóvel com a afetação de serviços e/ou comércio:
- Decreto-Lei nº 243/86, de 20 de agosto (na versão em vigor) – Regulamento Geral de Higiene e Segurança no Trabalho (nomeadamente, no que respeita a primeiros socorros, equipamento de extinção de incêndios, instalações sanitárias);
- Decreto-Lei nº 163/2006, de 8 de agosto (na versão em vigor) – acessibilidade
- Decreto-Lei nº 156/2005, de 15 de setembro (na versão em vigor) – livro de reclamações
- Lei nº 37/2007, de 14 de agosto (na versão em vigor) – sinalização da interdição de fumar
- Portaria nº 130/2005, de 2 de fevereiro – horário de funcionamento
- Decreto-Lei nº 26/2004, de 4 de fevereiro (na versão em vigor):
(artigo 8º) – prática de atos por trabalhadores – afixação da delegação de poderes;
(artigo 22º) – direito a identificação do notário no exterior do cartório
Ora, caso se veja que é um prazo curto, dado tudo o que envolve a instalação de um cartório, importa pedir a prorrogação do referido prazo. Este pedido deverá ser dirigido ao Instituto dos Registos e do Notariado (IRN), nos termos do artigo 37º no 2 do Estatuto do Notariado e com conhecimento ao Conselho do Notariado, através do email institucional.
Contudo, e com vista ao total cumprimento do interesse público subjacente na determinação legal do prazo de 90 dias para a instalação do Cartório Notarial, cuja licença lhes foi atribuída no âmbito do VIII concurso, alertam-se os Senhores Notários de que, por deliberação do Conselho do Notariado, datada de 17 de março de 2022, foi entendido que a prorrogação do prazo para a tomada de posse, assume caráter excecional. Deste modo, apenas os pedidos que se fundamentem em motivos imprevistos, de força maior e marcadamente excecionais são passiveis de justificar a prorrogação do prazo que previamente foi estabelecida pelo legislador.
MINUTA DO PEDIDO DE PRORROGAÇÃO
Assim que os notários estiverem em condições de iniciar a atividade, deverão comunicar essa circunstância ao IRN (conselho.notariado@irn.mj.pt) e à ON (geral@notarios.pt), para que seja realizada a competente inspeção e agendada a tomada de posse (a tomada de posse deve ter lugar no prazo de 15 dias úteis a contar desta comunicação / instalação do cartório, nos termos do artigo 37º, nº 3, do Estatuto do Notariado).
A ON realiza as vistorias às instalações do cartório no âmbito do acordo estabelecido com o Instituto dos Registos e do Notariado e ainda de acordo com o deliberado pelo Conselho do Notariado, na reunião de 17 de março de 2022.
Constituem elementos a verificar no momento da inspeção:A licença de utilização do imóvel onde será instalado o cartório poderá ter como afetação serviços e/ou comércio.
2º Passo:
Logo que o notário esteja em condições de iniciar a atividade, comunica esse facto ao IRN (conselho.notariado@irn.mj.pt) e à ON (geral@notarios.pt) para que seja marcada a tomada de
posse dentro dos 15 dias úteis seguintes (artigo 37º, nº 3, do Estatuto do Notariado).
COMUNICAÇÃO DE INÍCIO DE ATIVIDADE
Nesta altura é também marcada a inspeção ao cartório por inspetor nomeado pela ON, no sentido de
se determinar se o mesmo reúne as condições para se dar início à atividade.
MINUTA DO RELATÓRIO DE INSPEÇÃO
Os notários a quem foi atribuída licença de instalação de cartório já existente (com arquivo), têm
ainda que proceder ao inventário do mesmo, constituindo-se fiéis depositários dos livros e
documentos existentes. Segundo o artigo 121º do Estatuto do Notariado, este inventário é feito
depois da tomada de posse. A ON faz-se representar no momento da transferência de arquivos, entre
notários, e solicita a elaboração e posterior envio à ON do certificado de transferência.
MINUTA
DO CERTIFICADO DE TRANSFERÊNCIA
Por outro lado, os notários que irão entregar os arquivos atualmente à sua guarda, por via do concurso, devem dar cumprimento ao disposto nos artigos 21º e 25º do Código do Notariado, pelo que: os livros devem encontrar-se encadernados; os índices de outorgantes devem estar atualizados e em suporte (informático ou em papel) disponível para consulta do notário que vier a titular a licença.
Caso se trate de um arquivo ainda na posse do Estado, deverá ser solicitado ao IRN autorização para a transferência do mesmo e após a transferência deverá ser dado conhecimento ao IRN de tal facto. O requerimento deve ser enviado para o endereço eletrónico do Conselho do Notariado.
MINUTA
DE AUTORIZAÇÃO DA TRANSFERÊNCIA DO ARQUIVO
MINUTA
DE COMUNICAÇÃO DE TER EFETUADO A TRANSFERÊNCIA DO ARQUIVO
3º Passo:
Os notários a quem foi atribuída licença de instalação de cartório já existente (com arquivo) devem:
- Aguardar designação do representante da ON para acompanhar a transferência do arquivo, nos casos em que o arquivo está à guarda de um notário;
- Solicitar autorização para transferência do arquivo, nos casos em que o arquivo ainda se encontra à guarda do Estado (IRN)
É entendimento da Ordem dos Notários que o fabrico / emissão do selo branco pode ser solicitado à Imprensa Nacional – Casa da Moeda ou a outra Entidade que detenha os meios técnicos para o efeito, bem como assegure as garantias de segurança, fiabilidade e autenticidade necessárias e desde que essa Entidade proceda ao seu registo na Ordem dos Notários.
Os notários que venham a adquirir um selo branco deverão remeter à Ordem dos Notários uma folha branca na qual o mesmo deverá ser aposto e ao qual corresponderá um número de registo, que será posteriormente enviado ao Ministério da Justiça, para efeitos do disposto no n.º 3 do artigo 21.º do Estatuto do Notariado.
PROCEDIMENTO DE REGISTO E EMISSÃO DE SELO BRANCO
4º Passo:
Adquirir o Selo Branco.
O procedimento de emissão do certificado digital é centralizado na ON. Antes da tomada de posse, nos casos em que o notário não tem um certificado digital, recebe um e-mail com o procedimento a seguir para a emissão de certificado.
Caso o notário já detenha um certificado digital, poderá continuar a utilizá-lo, mesmo mudando de licença de instalação de cartório.
5º Passo:
Seguir as instruções acima sobre o pedido de emissão do certificado digital
Após o início de atividade, o notário deve publicitar a abertura do cartório notarial num jornal da localidade (artigo 38º, nº 3, do Estatuto do Notariado).
6º Passo:
Anunciar a abertura do cartório notarial num jornal da localidade
Nos termos do Estatuto do Notariado, na redação em vigor, constituem deveres dos Notários “[c]ontratar e manter seguro de responsabilidade civil profissional de montante não inferior a € 100.000,00” [cf. artigo 23º, no 1, alínea m), sob a epígrafe “Deveres dos Notários”].
A ON, no desempenho das suas atribuições, contrata anualmente um seguro de grupo de responsabilidade civil profissional para os notários, quer estes exerçam a atividade em nome individual ou através de sociedade, que permita assegurar a cobertura legal mínima exigida no valor de € 100.000,00.
7º Passo:
À data da tomada de posse, o notário passa automaticamente a integrar o Segurode grupo de responsabilidade civil emergente da atividade profissional de notário
É permitido aos notários constituírem sociedades de notários cujo objeto seja o exercício em comum
da atividade notarial, isto é, a prestação de serviços notariais através de pessoa coletiva
constituída nos termos da Lei n,º 53/2015, de 11 de junho*, e do Estatuto da Ordem dos Notários**.
MEMORANDO DAS SOCIEDADES
* Diploma que estabelece o regime jurídico da constituição e funcionamento das sociedades de
profissionais que estejam sujeitas a associações públicas profissionais. Nos termos do disposto
no nº 1 do artigo 86º do Estatuto da Ordem dos Notários, “[à]s sociedades de notários aplica-se
o regime jurídico da constituição e funcionamento das sociedades de profissionais que estejam
sujeitas a associações públicas profissionais, com as exceções previstas no presente capítulo
[Capítulo V]”.
** Aprovado pela Lei no 155/2015, de 15 de setembro.
As condições em que o notário pode autorizar a prática de determinados atos pelos seus trabalhadores, bem como os termos em que se processa o registo dessa autorização são definidas pela Portaria nº 55/2011, de 28 de janeiro.
Após a tomada de posse, a ON envia uma comunicação ao notário com os dados de acesso à PGON (https://backoffice.notarios.pt/igweb/login.action), que permite, além do mais, registar estas autorizações, de acordo com as seguintes instruções:
Depois de submeter o registo recebe um e-mail com a seguinte informação: “Para efeitos de registo de colaborador, vimos solicitar que seja feito o pagamento de 25€ (por registo) através de transferência bancária para o IBAN PT50 0007 0000 0021 6188 7512 3, devendo o respetivo comprovativo ser enviado para o e-mail qf@notarios.pt.
Depois de verificado o pagamento do registo e a regularização das quotas mensais, será publicado o registo.
O recibo do pagamento do registo ficará disponível na PGON.
À data da tomada de posse, é concedido o acesso à área reservada do site da ON em notarios.pt, que contém informação restrita a notários;
Caso o notário esteja interessado em aderir ao protocolo celebrado entre a ON e a Caixa Geral de Depósitos (CGD), deverá remeter um pedido, por e- mail, para os serviços da ON, manifestando o seu interesse em aderir ao referido protocolo.
O pedido será encaminhado para a CGD para análise interna. Após deferimento do pedido, será enviado um e-mail solicitando que assine um Termo de Adesão e junte o respetivo comprovativo do pagamento de um seguro de responsabilidade civil, no valor de 500.000,00€, (a CGD aceita um seguro adicional de 400,000,00€ que associado ao valor oferecido pela ON – 100,000,00€ – perfaz o montante exigido).
O valor adicional do seguro de RCP deverá ser contratado pelo próprio notário, junto de uma seguradora à sua escolha.
O notário interessado em realizar procedimentos especiais de despejo deverá remeter um pedido de adesão aos serviços da ON. O pedido será encaminhado para a Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução, entidade que gere o Balcão Nacional de Arrendamento, que, por conseguinte, fornece os dados de acesso ao BNA.
(Artigos 51º, 79º, alínea e), 63º e 64º do Estatuto da Ordem dos Notários)
A comunicação de honorários deverá ser feita até ao dia 10 do mês seguinte a que disser respeito, através da PGON.
O valor da quota a pagar à ON é de 150,00 euros e deverá ser paga até ao dia 10 do mês seguinte a que disser respeito, por referência MB gerada automaticamente na PGON.
O fundo de compensação deverá ser pago até ao dia 10 do mês seguinte a que disser respeito, por referência MB gerada na PGON.
A comunicação de honorários e o pagamento deverá ser feito até ao dia 10 do mês seguinte a
que disser respeito por referência MB.
Para mais informações sobre o cumprimento das obrigações mensais, consulte o manual.
Quando o notário inicia a sua atividade, a ON comunica à Autoridade Tributária (AT) e à Direção-Geral da Política de Justiça (DGPJ), com vista à criação de perfil de notário junto da AT e à verificação do cumprimento do envio das estatísticas de justiça pela DGPJ.
Nos casos em que o notário já é titular de uma licença ou já se encontra inscrito na Bolsa de Notários, não é necessária aquela comunicação.
Após a tomada de posse, a Easypay – entidade contratada pela ON para gerar as referências multibanco utilizadas nos pagamentos no portal dos inventários – envia ao notário uma comunicação com vista à assinatura do contrato.
Os pedidos de pagamento de honorários e despesas nos processos de inventário com apoio judiciário, deverão ser submetidos através do portal dos inventários em inventarios.pt, acompanhados dos seguintes documentos:
Seguidamente, os documentos deverão ser introduzidos na plataforma dos inventários nos seguintes termos:
Recebida a informação e os documentos, a ON procederá à validação dos mesmos e remeterá ao IGFEJ os pedidos de honorários e despesas referentes ao período acima mencionado.
Os notários podem optar por não tramitar processos de inventário. Para o efeito, devem seguir os passos constantes do manual.
O teor deste manual será permanentemente atualizado e validado junto de entidades terceiras, mas os seus utilizadores deverão sempre requerer esclarecimentos por escrito para o e-mail geral@notarios.pt quando o seu teor não for suficientemente esclarecedor para o caso concreto ou pareça estar em contradição com decisões ou informações da ON anteriores ou de outras entidades citadas.